Word là gì? Các phiên bản, cấu trúc và tính năng của Microsoft Word
Word là một trong những phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến với người sử dụng trên toàn cầu. Vậy bạn đã tự tin hiểu rõ về Microsoft Word chưa?
Bài viết này sẽ bật mí những kiến thức cơ bản về Microsoft Word mà bạn cần biết. Hãy cùng Activephanmem khám phá ngay thôi nào!
Khái niệm Word là gì?
Word có tên đầy đủ là Microsoft Word và tên gọi khác là Winword. Đây là phần mềm soạn thảo văn bản được phát hành bởi công ty phần mềm nổi tiếng hiện nay Microsoft Office.
Microsoft Word là phần mềm soạn thảo văn bản phổ biến nhất đối với người sử dụng máy tính trên toàn cầu hiện nay.
Microsoft Word hỗ trợ người sử dụng soạn thảo văn bản thô, thêm hiệu ứng như phông chữ, màu sắc, cùng với hình ảnh đồ họa (graphics) và hiệu ứng đa phương tiện (multimedia) như âm thanh, video.
Phần mềm cũng bao gồm công cụ kiểm tra chính tả, ngữ pháp của nhiều ngôn ngữ khác nhau để hỗ trợ người dùng.
Đối với các phiên bản Microsoft Word 2007 trở đi, tên lưu tập tin của các file thường có đuôi là .doc hay .docx.
Microsoft Word cũng tương tự như Microsoft PowerPoint và Microsoft Excel, đều nằm trong bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office.
Các phiên bản Microsoft Word hiện tại từ trước đến nay
Microsoft Word 1.0 phát hành lần đầu tiên vào năm 1983 gọi là Multi-Tool Word. Nó được thiết kế và sử dụng bởi các máy tính chạy hệ điều hành UNIX, Xenix và MS-DOS.
Năm 1985, phiên bản Word 2.0 được phát hành với một số tính năng mới được cập nhật như kiểm tra lỗi chính tả và bộ đếm từ.
Song các phiên bản tiếp theo lại không gây được tiếng vang. Vì nó chưa thực sự có nhiều thay đổi mới phù hợp.
Năm 1989 là cột mốc đánh dấu bước ngoặt của Microsoft Word khi phiên bản dành cho hệ điều hành Windows đầu tiên được cho ra mắt công chúng.
Từ đó, tạo tiền tệ đề cho Windows 90 với các nâng cấp và cập nhật được người sử dụng trên thế giới đón nhận tích cực.
Windows 90 đã trở thành bước ngoặt cho thị trường phần mềm máy tính nói chung và các phần mềm xử lý văn bản nói riêng.
Đến năm 1991, hãng Microsoft của Bill Gates cho ra mắt WinWord phiên bản 2.0 và chiếm vị trí số 1 về công cụ xử lý văn bản máy tính hàng đầu thế giới.
Tiếp nối thành công vang dội, Microsoft liên tục đưa ra các phiên bản cập nhật đa dạng của Word trong khoảng 2 năm/ 1 phiên bản. Phiên bản mới nhất của là Microsoft Word 2019, nằm trong bộ Microsoft Office 365.
Giới thiệu tổng quan cấu trúc trong Microsoft Word
Khởi động và thoát Microsoft Word
Để khởi động phần mềm Ms Word, bạn có thể thực hiện theo 1 trong 2 cách sau:
- Cách 1: Start → All Programs → Microsoft Office → Microsoft Word.
- Cách 2: Click đúp chuột trái vào biểu tượng Word trên Desktop.
Để thoát khỏi Microsoft Word chúng ta cũng có thể thực hiện theo 2 cách:
- Chọn tab File → chọn Exit.
- Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.
Tổng quan cấu trúc trong Microsoft Word
- Thanh công cụ truy cập nhanh: Chứa các lệnh thường được người sử dụng sử dụng.
- Thước ngang: Dùng để định dạng, canh lề, canh đoạn, đặt tab,…
- Vùng soạn thảo văn bản: Nhập nội dung văn bản.
- Thanh cuộn dọc: Dùng để cuộn văn bản theo chiều đứng, xem phần văn bản bị che khuất.
- Thước dọc: Dùng để canh chỉnh lề trên, lề dưới của văn bản.
- Thanh trạng thái: Cho hay thông tin về trang hiện hành và tổng số trang trong tài liệu, dòng cột hiện hành,…
- Giao diện Ribbon: Liệt kê các chức năng của Word, các chức năng được gom lại thành từng nhóm (group) và được đặt trong các tab (thẻ) khác nhau một cách rõ ràng và dễ phân biệt.
Giao diện Ribbon và các tab mặc định
- Tab File: Bao gồm các tùy chọn như lưu file (Save), mở file (Open), đóng file (Close), tạo mới file (New),…
- Tab Home: Gồm các định dạng tuỳ chỉnh cỡ chữ, kiểu chữ, màu chữ, hiệu ứng chữ…, canh chỉnh văn bản như canh trái, canh giữa, canh đều, canh phải, giãn dòng…, thiết lập số đầu đoạn, thiết lập ký tự đầu đoạn,…
- Tab Insert: bạn có thể chèn các đối tượng đồ họa, công thức, ký tự đặc biệt, tạo bảng, tạo Header/ Footer, phóng to ký tự đầu đoạn,…
- Tab Page Layout: gồm các chức năng chia cột văn bản, tạo đường viền, ngắt trang, căn chỉnh lề, màu nền của trang…
- Tab References: hỗ trợ chú thích cuối tài liệu, tạo và hiệu chỉnh mục lục, cung cấp một số công cụ cho việc chèn chú thích cuối trang, …
- Tab Maillings: cung cấp tính năng trộn thư.
- Tab Review: cung cấp chức năng cho phép ghi chú lại những phần cần chú thích, xem một tài liệu,…
- Tab View: gồm chức chức năng cho phép phóng to, thu nhỏ văn bản, ẩn, hiển thị thanh thước kẻ, đường lưới,…
- Công cụ Researcher giúp tiết kiệm thời gian.
- Sử dụng tính năng của Accessibility Checker.
- Hỗ trợ chèn video trực tuyến.
- So sánh hoặc cộng gộp các tài liệu với nhau.
- Chèn Smart Chart để văn bản thu hút và rõ ràng hơn.
- Nghe đọc văn bản một cách dễ dàng.
- Cá nhân hóa Word với các tùy chọn nâng cao cải tiến hiện đại.
- Tùy chỉnh thanh trạng thái để phù hợp với nhu cầu cá nhân.
Các tính năng đặc biệt trong Word 2013 mà bạn không nên bỏ qua
Không gian soạn thảo rộng rãi
Word 2013 muốn tạo mọi điều kiện để người sử dụng có thể tập trung tối đa vào công việc. Do vậy, phần mềm ẩn tất cả các thanh công cụ, các loại nút làm bạn phân tâm. Giao diện chừa lại một khung gõ văn bản cực kì gọn gàng và sạch sẽ.
Bạn chỉ cần nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1 để ẩn thanh Ribbon trên cùng màn hình đi là xong.
Bạn cũng có thể kích hoạt chế độ “Read mode” bằng cách nhấn tổ hợp phím Alt + W + F hoặc vào ribbon View → chọn Read mode. khi đọc các văn bản dài.
Giao diện chuyển giữa các trang sẽ được tối ưu hóa cho chiều ngang, nội dung canh chỉnh toàn màn hình, các nút lệnh sẽ bị ẩn đi. Nếu bạn có dùng tablet Windows thì Read mode càng tỏ ra hiệu quả hơn.
Outline View hỗ trợ viết dàn ý tiện hơn với chế độ
Mở chế độ Outline trong Word 2013 bằng cách truy cập vào ribbon View → Outline View. Bạn có thể soạn các đề mục, sau đó dùng nút mũi tên màu xanh lá để tuỳ chỉnh cấp độ (hỗ trợ 9 cấp khác nhau, từ đề mục chính đến nhỏ nhất).
Ngoài ra bạn còn có thể lọc văn bản theo các cấp đề mục. Từ đó việc xem văn bản trở nên gọn gàng và bao quát hơn bằng ô Show Level. Ví dụ lần lượt các đề mục cấp 1, 2, 3 sẽ được hiển thị nếu bạn chọn Level 3 thì.
Ghi nhanh ý tưởng
Ghi nhanh ý tưởng bằng Click and Type, bạn có thể nhấp chuột vào bất kì chỗ nào và bắt đầu gõ văn bản ngay mà không cần phải xuống dòng, đầu dòng hay căn chỉnh bất kỳ thao tác nào cả.
Bạn tiến hành vào thẻ ribbon View → click vào Print Layout hoặc Web Layout để bắt đầu soạn thảo văn bản. Bằng cách này, bạn có thể ghi nhanh ý tưởng mà không bị mất tập trung bởi những thứ xung quanh.
Chuyển nhanh số liệu trong bảng thành biểu đồ
Bước 1: Chọn bảng số liệu.
Bước 2: Chuyển qua thẻ Insert → Object → Microsoft Graph Chart.
Bước 3: Ngay lập tức biểu đồ sẽ xuất hiện, bạn có thể tuỳ chỉnh loại biểu đồ (cột, tròn, điểm, đường…) và nhiều thông số khác.
Hỗ trợ đa dạng Template có sẵn
Microsoft Word hỗ trợ người sử dụng nhiều Template để lựa chọn. Template là các mẫu được soạn và trang trí sẵn một phần.
Với đa dạng lĩnh vực từ chuyên nghiệp cho đến các bức thư cảm ơn, bạn có thể thoải mái chọn mẫu trang trí và bố cục yêu thích. Sau đó, điền nội dung của bạn vào là xong.
Bạn vào File → New → chọn mẫu (trừ ô “Blank document”, bởi nó chỉ là tài liệu trắng đơn thuần) để tạo một tài liệu mới dựa trên Template.
Bạn cũng có thể tìm kiếm thêm các template đẹp khác ngay trong Word 2013 hoặc search Google nhé.
Sử dụng dịch thuật ngay trong Word
Thay vì phải sao chép và dán vào Google Dịch hoặc Bing để chuyển ngôn ngữ, bạn có thể dịch trực tiếp ngay trong Word 2013.
Microsoft Bing sẽ hỗ trợ bạn về vấn đề dịch thuật này. Sau đó, nội dung được dịch xong sẽ được hiển thị ở bảng mới bên tay phải cửa sổ. Điều này giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian cho chúng ta.
Bước 1: Bôi đen đoạn văn bản muốn dịch.
Bước 2: Vào thẻ Review → Translate.
Bước 3:
- Chọn Translate Selected Text nếu trường hợp bạn muốn dịch một đoạn văn bản nhỏ.
- Chọn Translate Document nếu bạn muốn dịch toàn bộ tài liệu
Bước 5: Để chèn bản dịch vào tài liệu bạn hãy nhấn Insert ở đoạn văn bản đã dịch.
Thao tác ẩn đoạn văn bản bất kì
Tính năng này hỗ trợ người sử dụng ẩn một đoạn văn bản mà bạn không muốn người khác xem. Ví dụ đó là văn bản về:
- Câu đố nhỏ.
- Thông tin nhạy cảm.
- Thông tin đầy đủ của tài liệu.
- Chèn một vài chữ nào đó rồi ẩn đi để tạo bố cục văn bản theo ý muốn riêng của bạn.
Bước 1: Chọn đoạn văn bạn muốn giấu.
Bước 2: Vào Home→ Font → nhấn biểu tượng mũi tên nhỏ → hộp thoại Font xuất hiện. Hoặc bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + D.
Bước 3: Chọn vào ô Hidden text để ẩn văn bản bạn không muốn xuất hiện.
Bước 4: Nhấn OK để hoàn tất.
Bước 5: Để xem các đoạn văn bản đã bị ẩn, nhấn vào biểu tượng hình chữ P → đoạn văn bị ẩn sẽ hiện ra và sẽ bị gạch chấm chấm để phân biệt.
Để văn bản xuất hiện trở lại như ban đầu, bạn bỏ chọn ô Hidden text.
Hiện nay Microsoft Word áp dụng trong những ngành nghề nào?
- Công việc ở văn phòng, bạn có thể sử dụng Word để soạn thảo biên bản làm việc, hợp đồng, báo cáo,…
- Trong học tập, Word dùng để soạn thảo tiểu luận, nghiên cứu, báo cáo học tập,…
- Trong nghiên cứu, bạn có thể lên kế hoạch và báo cáo kết quả của công trình nghiên cứu khoa học,…
- Ứng tuyển việc làm, tạo CV ấn tượng, phù hợp với bản thân trong Microsoft Word là một ý tưởng không tồi để có thể ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng.
Lời kết
Hy vọng bài viết Word là gì? Các phiên bản, cấu trúc và tính năng của Microsoft Word của Activephanmem sẽ hữu ích đến bạn.
Nếu bạn có câu hỏi nào hãy bình luận dưới để chúng tôi hỗ trợ giải đáp cho bạn nhé.
